Akteneinsicht

Antragsformular Grundstückseigentümer/Grundstückseigentümerin (P2G):

Antragsformular der berechtigten Behörde (G2G):

XBau-EG am: 2019-09-09

Der Bedarf tritt in den Bauaufsichtsbehörden oft auf.

Im OZG-Umsetzungskatalog im Bereich Bauen und Wohnen enthalten. Voraussetzung ist in der Praxis natürlich, dass die Akten in der Behörde digital vorliegen.

Anwendungsfälle:

• Bauherr bzw. Eigentümer verlangt Einsicht
• Entwurfsverfasser (vom Bauherrn bevollmächtigt) verlangt Einsicht
• berechtigte Behörde verlangt Einsicht
• Rechtsanwalt benötigt Einsicht
  • entweder vom Bauherren bevollmächtigt
  • oder von einer interessierten Gegenpartei beauftragt (kann von der BAB nach Angabe entsprechender Gründe zugelassen werden) – zu prüfen ist hier aber:
    • der Vorgang eignet sich gar nicht für Digitalisierung, sondern die Zugriffshürde "Gang zur Behörde" ist hier sinnvoll

Ergebnis:

• Übermittlung von angefragten Akten an den Berechtigten
• Einsichtnahme in bestimmte Akten über ein Portal (wäre lediglich eine technische Variante der Übermittlung)

Ggf. entsteht das Interesse im laufenden Verfahren (BG), zu unterscheiden ist also im Gegenstandsbereich:

• Akten, die für ein laufendes Verfahren relevant sind (sind für die Fachanwendung aktuell zugreifbar)
• zugen

Falls Gerichte bzw. Rechtsanwälte beteiligt sind, ist ggf. auch die EGVP-Infrastruktur betroffen.

• Das wäre eine mögliche Infrastruktur, über die Akten übermittelt werden können.

Auch relevant:

• Wie lassen sich Schwärzungen wie im Umfeld UIG (Umweltinformationsgesetz) digital abbilden?

Aufwand für XBau-EG: hoch (komplexe Fach- und Rechtsfragen)

Dringlichkeit: niedrig (relevanter Aspekt, aber nicht in der kurzfrisigen Umsetzungsplanung)

EG21-01 16.03.2021

Als Beispiel zur quantitativen Größenordnung: allein in der Stadt Hannover hunderte Vorfälle pro Jahr.

(siehe im Anhang dieses CR die Datei Anforderungen NDS.pdf)

3 Szenarien sind zu unterscheiden:

• Antrag wird online gestellt (User verfügt über eine elektronische Identität), in der Antwort werden Zugangsdaten übermittelt, so dass Akteneinsicht in einem Portal (ggf. mit Download-Möglichkeit) genommen werden kann.
• Akteneinsicht wird offline angefragt ohne vorherigen BG-Antrag (also ohne vorhandene elektr. Identität). Die Zugangsdaten werden dann z. B. per Brief zugestellt.
• Einsicht wird mittels Kiosksystem genommen; dafür wird ein temporärer Zugangscode ausgehändigt (z. B. am Tresen als Papier, vergleichbar Internet-Cafe)

Szenario A

• Hierauf beziehen sich die oben ausgeführten Daten (Antragsteller, Grundstück, ...). XBau: Request / Response - Nachrichten, Prozessbeschreibung usw.

Szenario B

• ist eine erweiterte Sicht auf das Thema.  Prozesse sind ohne Antrag und Gebührenbescheid abzubilden. XBau: Nachricht zur Bereitstellung der Akteneinsicht an ein Portal, in dem die Zugriffsmöglichkeit eingerichtet wird. Der User, der den Brief empfangen hat (unabhängig von XBau), kann diese Zugriffsmöglichkeit nutzen.

Szenario C

• ist wie B, nur ist der Adressat der Bereitstellungsnachricht von einer anderen Art

zu klären:

• dieser Prozess hat eher fachunabhängigen oder -übergreifenden Charakter: es wäre zu klären ob in xdomea o.ä. bereits abgebildet
• gibt es Datentypen in xdomea, die hier nachgenutzt werden sollten?

Daten:

• Daten zum Request (Szenario A) ist im CR oben enthalten

zu den Daten in der Response-Nachricht:

• Entscheidung (ob Akteneinsicht gewährt wird) (für Szenario A und B, ggf. auch C)
• URL (für alle Szenarien)
• für Szenario B die Zugangsdaten (kennung, passwort), was sich für Szenario A erübrigt (weil Zugriff über Nutzerkonto möglich)

Szenario Anfrage durch eine Behörde (z.B. Verwaltungsgericht):

• Ggf. sind die Akten mit der Nachricht zu übermitteln (und nicht nur Zugang per Link). Dann ist zu beachten 
• großes Datenvolumen
• Sicherheitsniveau
• ggf. ein Fall für die EGVP-Infrastruktur
• ggf. ein Fall für xjustiz-Nachricht

Ergebnisse

• xdomea-Punkt muss noch überprüft werden.
• CR kann dann in die Umsetzung(svorbereitung) gehen.

Arbeitsgruppe vom 29.09.2021

 Zum Vorgehen 

• Die Analyse der Arbeitsgruppe konzentriert sich auf den vorbereiteten XBau-Lösungsentwurf zum im CR skizzierten OZG-Prozess (Antragstellung online durch Eigentümer bzw. Bevollmächtigten / Akteneinsicht ebenfalls online) 
• Erst im Anschluss daran sollen die möglichen Erweiterungen diskutiert werden (Antragstellung offline per Briefpost oder Telefon mit Akteneinsicht online am heimischen PC; Antragstellung vor Ort in der Behörde mit Akteneinsicht in einem Kiosksystem vor Ort).

XBau-Darstellung für den OZG-Prozess (online-online)

Es wird der XBau-Prozessentwurf (Nachrichtensequenz und Nachrichteninhalte) gezeigt und erläutert. In der Diskussion kommen die folgenden Punkte zur Sprache.

• Interaktion mit dem Grundbuchamt
  • Stadt Hannover: Grundbuchamt spielt de facto zurzeit keine Rolle in der Prüfung der Eigentümerschaft. Die Eigentümerschaft wird immer vom Antragsteller nachgewiesen, was einen erheblichen Schriftverkehr bedeutet.
  • Der Nachweis wird i.d.R. geführt per Steuerbescheid, Grundbuchauszug, Kaufvertrag oder per Vollmacht mit Eigentümernachweis des Eigentümers.
  • Die Interaktion mit dem Grundbuchamt im Prozess sollte optional sein: falls Eigentümerschaft noch nicht nachgewiesen ist, sollte entweder mit dem Antragsteller per Nachforderung von Dokumenten kommuniziert werden; oder eben per Einsicht in die Grundbuch-Dokumentation. 
  • Hinweis: es gibt auch BAB, die MA haben, die an ihrem Arbeitsplatz auf das Grundbuch zugreifen können

• Nachbarn / Einsichtnahme durch den Nachbarn oder Angrenzer
  • auch das ist eine Form der Akteneinsicht
  • Zusammenhang zum CR-33 Angrenzer Eisichtnahme (s.o. Verlinkung); der CR soll im Anschluss behandelt worden
  • ist vom Prozess des aktuellen CRs (Akteneinsicht) her immer dann relevant, falls der Nachbar nicht ohnehin schon am BG-Verfahren beteiligt worden ist

• Prozesslogik
  • Wie soll die Abfrage Grundbuchamt gestaltet werden? Antwort: erst mal als Anforderug einer Kopie der Grundbuchseite; medienbruchfreie Ausbaustufen sind später möglich
  • Ist die  Aktion "Berechtigung Antragsteller prüfen" eine eigenständiger Prozesschritt
    • ja, ist separater Prozessschritt - es wird das berechtigte Interesse geprüft

• Ergebnisnachricht:
  • Dokumente (aus der Akte) sollten als Anhang (attachment) angefügt werden können; Usersicht: die Dateien sind dann in meinem Projektraum (auf den der Antragsteller schon Zugriff hat, aus dem der Antrag gestellt worden ist) vorhanden, sobald die Nachricht übermittelt worden ist
  • oder Link in der Nachricht enthalten für Einsichtnahme und / oder Download
  • entweder Verlinkung direkt auf Primärdokumente
  • oder Link auf Projektraum - Anträge werden z.B. in ITEBO-Kollaborationsplattform ohne Projektraum gestellt; der Projektraum wird dann erst eröffnet; zu dem führt dann der Link
  • wenn ganz ohne Projektraum gearbeitet wird: dann kann per Verlinkung gezielt Dateien bereitgestellt werden

• Nachricht Gebührenbescheid
  • soll optional sein in der Prozesslogik
  • je nach Gebührenordnung können auch keine Gebühren anfallen, z.B. falls Zugriff nicht erteilt wird, oder wenn keine Akte existiert
  • Gebühren fallen i.d.R. an, wenn Ergebnis positiv ausfällt (Ausnahme sind Antragsteller, die von Gebühren befreit sind)

Nächste Schritte 

• auf der Basis der Ergebnisse zum OZG-Prozess Antragstellung Akteneinsicht wird ein entsprechender Abschnitt in der XBau-Spezfikation erstellt (Leitstelle)
• für den erweiterten Prozess  Antragstellung offline  wird von den Teilnehmern Prosoz und cit eine Skizze vorbereitet, in welcher beschrieben wird, wie a) die Fachbehörde (mit IT-Anwendung) und b) das Webportal an einer Umsetzung beteiligt sein können (wer startet den Vorgang, wer erzeugt Projektraum mit Zugangsdaten, wer übermittelt die Zugangsdaten an den User)
• in einem Folgetreffen der Arbeitsgruppe soll weitergegangen werden (Erweiterung um Offline-Antragstellung und Akteneinsicht durch eine dritte Behörde)

Weitere Dokumentation zur Arbeitsgruppe vom 29.09.21: Diagramme

Als Grundlage der Diskussion wurde folgendes Prozessdiagramm verwendet (Dokument ebenso im Anhang): 

Dieses stellt das Szenario dar, in welchem sowohl Antrag als auch Akteneinsicht ausschließlich online abgewickelt werden.

Zum Verständnis des Prozessdiagramms

• Die Notizen, welche bei jeder Nachricht hängen, sind provisorisch und dienen lediglich der Veranschaulichung für den Aufbau der Nachricht. Bei dem finalen Diagramm werden diese Elemente wegfallen und an der korrekten Stelle modelliert.
• Die Aktion "Eingangsbestätigung" ist lila gefärbt, da der Prozess "generischEingangsbestaetigung" aus dem XBau-Kernmodul wiederverwendet werden kann.

Disclaimer

• Einige Elemente in den Nachrichten, wie bspw. "referenzAntragsservice" in der Nachricht Beantragung Akteneinsicht oder "link" in der Nachricht Ergebnis wurden während der Diskussion stichpunktartig hinzugefügt und dienen provisorisch als Gedankenstütze. In der finalen Version werden die korrekten Bezeichnungen / Datentypen noch angepasst.
• Die in der Diskussion besprochenen Punkte werden noch entsprechend im Diagramm abgebildet (siehe Protokoll).

Bonus: Use-Case und Stakeholderdiagramme

Zusätzlich füge ich diesem Ticket die dazugehörigen Use-Case und Stakeholderdiagramme bei, welche jedoch nicht während der Diskussion gezeigt wurden.

Antragstellung Offline - Stellungnahme Prosoz und cit vom 05.10.2021

Wir haben uns heute zu den offenen Diskussionspunkten zur Offline-Antragstellung bei der BAB ausgetauscht. Hier unsere Ergebnisse zur weiteren Verwendung/Diskussion:

 Erzeugung und Zustellung der Zugangsdaten

• Vorgang des Anmeldens soll für den Anwender einfach gehalten werden, daher sollte das BGV (die IT-Fachanwendung der BAB) die Zugangsdaten erzeugen, um diese dem Anwender schriftlich zustellen zu können.
• Da die Zugangsdaten sicherheitsrelevant sind, soll ein Passwortwechsel beim ersten Login stattfinden
  • Beim dritten fehlgeschlagenen Anmeldeversuch wird der Projektraum gelöscht
  • Frage/Idee: Nachricht über das Löschen an die Behörde senden, damit diese darüber Kenntnis erhält und ggf. einen neuen Prozess eröffnet

• Kritisch gesehen wird das Übermitteln von Passwörtern mittels XBau-Nachricht, ggf. gibt es hier andere Vorschläge seitens der Leitstelle / des EG
• Als Benutzername soll das eindeutige Aktenzeichen verwendet werden
• ggf. sind Kennwortrichtlinien zu berücksichtigen

 Offline-Merker für die weitere Prozessierung

• Fragestellung: wie kann die weitere Prozessverarbeitung erkennen, dass es sich um einen offline initiierten Prozess handelt?
• Diskutiert wurde, ob es nicht genügt, das Fehlen einer Referenz-ID als Merkmal zu verwenden. Die Idee wurde verworfen, da eine fehlerhafte Datenübermittlung (fehlende Referenz-ID) nicht zur Erzeugung eines neuen Projektraumes führt.
• Es wurde sich darauf geeinigt, ein neues Element als „Offline-Merker“ in die weiteren Nachrichten im Prozess (alle außer der Antragsnachricht) aufzunehmen:
  • Vorschlag Datentyp: boolean
  • Vorschlag Bezeichnung: EingangAnalog
  • Beschreibung: Ist der Antrag analog bei der BAB eingegangen, so ist als Wert „true“ eingetragen. Wurde der Antrag digital über einen bestehenden Projektraum eingereicht, so ist als Wert „false“ eingetragen.

Der Prozess Akteneinsicht (Antragstellung online), welcher am 29.09. in der Arbeitsgruppe diskutiert wurde, wurde als neues Kapitel III.17 Akteneinsicht im Spezifikationsdokument des Fachmoduls hinzugefügt.

Entsprechend wurden folgende neue Nachrichten erstellt:

Das Kapitel ist in dieser Form noch nicht abschließend, da Erweiterungen in Zukunft ergänzt werden (bspw. siehe Fall "Antragstellung offline").

Umsetzung Online-Prozess (Prozessmodell, Prozessbeschreibung, Nachrichten) wurde geprüft. Einige Kommentare wurden separat erfasst, die voraussichtlich am 29.10. eingearbeitet werden.

Es wurde entschieden, dass der Online-Prozess im Release 2.3 enthalten sein wird. Aus diesem Grund erhält dieser CR den Status "Erledigt".

Der Offline-Prozess ist weiterhin in Bearbeitung und wird nicht Teil des Releases sein.

QS durch XLeitstelle:

Nachricht akteneinsicht.ergebnis:
Es scheint, dass im Ergebnis nur Anlagen (die Bauvorlagen) übertragen werden können. Was ist aber, wenn Informationen aus den Antragsformularen (Baubeschreibung, Flächen & Nutzung, etc.) benötigt werden? Sind diese Informationen dann in PDF-Dokumenten aufbereitet und werden als Anlagen übertragen?

Anlagen werden übrigens angehängt, nicht angehangen (Dokutext auf S. 171)

Bitte kommentieren/korrigieren: Status wieder auf Umsetzung gestellt.

Der Dokutext zum Element "anlagen" in der Nachricht 0123 wurde korrgiert.

(1)  Diese Nachfrage von XLeitstelle sollte in der QS-Phase bis Ende Januar noch beantwortet werden.

Nachricht akteneinsicht.ergebnis.0123:
Es scheint, dass im Ergebnis nur Anlagen (die Bauvorlagen) übertragen werden können. Was ist aber, wenn Informationen aus den Antragsformularen (Baubeschreibung, Flächen & Nutzung, etc.) benötigt werden? Sind diese Informationen dann in PDF-Dokumenten aufbereitet und werden als Anlagen übertragen?

(2) Auch ist folgendes zu klären:

• in der Prozessbeschreibung im Abschnitt III.2.3.1 Akteneinsicht heißt es "Das Ergebnis ist positiv: Die Akteneinsicht wird gewährt und der Zugangslink übermittelt"
• Frage: an welcher Stelle in der Nachricht 0123 soll eigentlich der Zugangslink (für die Einsicht in die Akten) eingetragen werden?

Anbei die Antworten zu den Fragen vom 27.12.21 / 05.01.22:

Zu (1):

Die Daten, die im Antragsmanager im Rahmen der Antragsstellung erfasst wurden, lassen sich als Dokument darstellen und als PDF-Datei (im Format des Bauantrages wie in dem Land vorgegeben) im Projektraum ablegen. Auf diese Weise sind diese Dokumente verfügbar - das gilt für alle Antragsmanager.

Zu (2):

• Ein neues Element "zugangslink" innerhalb der Ergebnisnachricht 0123 wurde nun ergänzend hinzugefügt, sodass der Zugangslink an dieser Stelle eingetragen werden kann.
• Die Prozessbeschreibung im Abschnitt III.2.3.1 Akteneinsicht wurde ebenso angepasst. Es heißt nun: "Das Ergebnis ist positiv: Die Akteneinsicht wird gewährt und die Dokumente übermittelt bzw. der Zugang zu den Dokumenten bereitgestellt."

Status wird wieder auf Erledigt gesetzt.

QS durch XLeitstelle am 08.02.2022:

Unter der Voraussetzung, dass alle Daten, die eingesehen werden sollen, in Form von (PDF-) Dokumenten aufbereitet werden, ist dieser CR korrekt umgesetzt.

Status = geprüft

EG22-01 29.03.2022 - AG 1
 
3 Szenarien sind zu unterscheiden (s.o.)

• A Antrag wird online gestellt (User verfügt über eine elektronische Identität), in der Antwort werden Zugangsdaten übermittelt, so dass Akteneinsicht in einem Portal (ggf. mit Download-Möglichkeit) genommen werden kann.
• B Akteneinsicht wird offline angefragt (ohne vorhandene elektr. Identität). Die Zugangsdaten werden dann z. B. per Brief oder per Mail zugestellt.
• C Einsicht wird mittels Kiosksystem innerhalb der Behörde genommen. Dafür wird vor Ort ein temporärer Zugangscode ausgehändigt (z. B. am Tresen als Papier, vergleichbar Internet-Cafe)

Heute Thema --> Szenario B

Einschätzung vom 29.09.2021 (s.o.):

• ist eine erweiterte Sicht auf das Thema. Prozesse sind ohne Antrag und Gebührenbescheid abzubilden.
• XBau-Nachricht zur Bereitstellung der Akteneinsicht an ein Portal, in dem die Zugriffsmöglichkeit eingerichtet wird. Der User, der den Brief empfangen hat (unabhängig von XBau), kann diese Zugriffsmöglichkeit nutzen.

Für den erweiterten Prozess Antragstellung offline (B und C) wurde von Prosoz und cit eine Skizze vorbereitet, in welcher beschrieben wird, wie a) die Fachbehörde (mit IT-Anwendung) und b) das Webportal an einer Umsetzung beteiligt sein können (wer startet den Vorgang, wer erzeugt Projektraum mit Zugangsdaten, wer übermittelt die Zugangsdaten an den User).

Offline-Prozess: Antragstellung Akteneinsicht per Brief / Archivsystem

• Brief geht bei der Behörde ein
• Behörde prüft die Berechtigung und definiert ggf. den Zugang (Zugangsdaten)
• Antragsteller soll über eine geeignete Infrastruktur Einsicht in die Hausakte (Archiv mit Dokumenten zu bspw. einem Grundstück) nehmen / oder über ein DMS-System

Abgrenzung aktueller Vorgang

• anders liegt die Beteiligung des Nachbarn im Rahmen eines aktuellen Vorgangs.
• Dann ist das Fachverfahren stärker beteiligt, weil Daten und Dokumente zum Vorgang im FV vorgehalten werden (ggf. mit Ablage im bzw. Zugriff auf das DMS).

Immer wenn mehrere IT-Komponenten beteiligt sind am Prozess (FV, Web-Plattform, DMS, Kiosk), kann der Bedarf entstehen, dass XBau-Nachrichten kommuniziert werden.

Die SW-Landschaften im Umfeld von Land, Kommune, BAB sind sehr vielfältig. 

Weiteres Vorgehen

Das Thema soll von einer Arbeitsgruppe genauer aufgearbeitet werden.

Themen sollten sein:

• Klärung der Anwendungsfälle generell zum vorliegenden CR (und zum referenzierten XBAU-33 Angrenzer Einsichtnahme)
• Review der Lösung in XBau 2.3
• Überarbeitung und Erweiterung so dass passend für unterschiedliche SW-Landschaften und Antragswege

 Dieser CR wurde behandelt im Workshop der Arbeitsgruppe (separat einberufene UAG) am 07.06.2022. 

AG Akteneinsicht 07.06.2022-1.pdf

EG23-01 28.03.2023 / Arbeitsgruppe 1

Diskussion

• Einsichtnahme in die Papierakte: es ist auch ein Szenario "Antragstellung online - Einsichtnahme in Papierakte" vorzusehen (z.B. weil die jeweilige Akte nur auf Papier verfügbar ist). Dieses Szenario wurde bisher nicht berücksichtigt. In der XBau-Nachricht akteneinsicht.ergebnis.0123 sind dann Informationen enthalten für eine Einsichtnahme in der Behörde (Aktenarchiv in Papierform), ggf. mit Termin bzw. Öffnungszeiten.
• Online-Einsichtnahme: eine separate XBau-Nachricht wird benötigt für "Aktenraum einrichten", ist bisher nicht enthalten. Geht der Benachrichtigung des Users voraus. Geht i. d. R. vom BGV an eine DMS-Komponente
• Schnittstelle "Zugangscode widerrufen" und Schnittstelle "Einsichtsraum löschen": weitere XBau-Nachrichten im Prozess vorzusehen, die bisher nicht enthalten sind; ggf. an eine dritte Komponente wie z.B. ein DMS. Durch das Versenden dieser Nachricht kann durch das BGV ein Prozessende ausgelöst werden

Ergebnisse strukturiert Szenarien A B C.pdf

Umsetzung nächste Schritte:   

• Das vorhandene Kapitel Akteneinsicht wird entsprechend erweitert
• Prozessdiagramm wird differenziert durch Aufnahme weiterer Komponenten
• zusätzliche XBau-Nachrichten werden definiert 

Kann so umgesetzt werden, dann QS zu den Nachrichteninhalten (die im Miro-Board beschrieben sind).

Release: ist dann in XBau 2.4 enthalten.

Das Kapitel "Akteneinsicht", das sich mit der online beantragten Akteneinsicht befasst hat, wurde überarbeitet und in Abschnitt "Akteneinsicht. Szenario A" (vgl. Abschnitt III.2.3 auf Seite 177) umbenannt. Dem Kapitel wurden zwei weitere Abschnitte hinzugefügt. Der Abschnitt "Akteneinsicht. Szenarien B und C" (vgl. Abschnitt III.2.4 auf Seite 180) befasst sich mit per Brief und in der Bauaufsichtsbehörde am Desk gestellten Anträgen auf Akteneinsicht. Der Abschnitt "Grundbuchauszug anfordern" (vgl. Abschnitt III.2.6 auf Seite 195 befasst sich mit dem aus dem Szenario A ausgelagerten Vorgang zur Aufforderung zum Grundbuchauszug.

Folgende Nachrichten wurden nach Anforderungen der Expert:innen überarbeitet: In der Nachricht 0120 wurde das Element 'grunstückseigentümer' optional gemacht. In der Nachricht 0123 wurde die Dokumentation vom Element 'anlage' ergänzt. Der Nachricht wurde das optionale Element 'laufenderVorgang' vom Typ boolean hinzugefügt. Ihr wurde ein weiteres Element vom Typ Choice hinzugefügt, welches die Auswahl zwischen den Elementen 'zugangslink' und 'akteNichtDigitalVorhanden' erlaubt. In dem Kapitel wurden vier neue Nachrichten angelegt: Nachricht 0127, Nachricht 0128, Nachricht 0129 und Nachricht 0130.

Kapitel durchgesehen und redaktionell überarbeitet - ist im QS-fähigen Zustand.

Die weitere QS sollte sich an der hier angehängten aktualisierten tabellarischen Darstellung der Prozessschritte orientieren.  

XBau-36 Szenarien A B C.pdf

^{Status in QS}